Una administración para la ciudadanía
Punto de partida
La administración local recae en una organización muy atomizada con 8.114 Ayuntamientos, donde sólo 133 tienen más de 50.000 habitantes. Este dato de partida origina no pocos problemas en el funcionamiento adecuado de este nivel de la administración del Estado. Y digo Estado porque toda la administración es parte del Estado: la general, la autonómica y la local.
Los porcentajes establecidos en cuanto al “pastel” del presupuesto total son:
Un 50,90% Administración General: en gastos de justicia, defensa, seguridad ciudadana, política exterior, pensiones e infraestructuras.
Un 35,80% Administración Autonómica: en gastos de sanidad, educación, cultura, ordenación del territorio, turismo, infraestructuras del ámbito territorial y servicios sociales.
Un 13,30% Administración Local: en recogida de residuos sólidos, limpieza y alumbrado, ordenación del tráfico, extinción de incendios y protección civil, transporte urbano, parques, bibliotecas y mercado.
Existen en el ámbito de la administración local, objeto de este artículo, una dispersión de competencias, incluidas algunas de las llamadas impropias, que deberían realizarse por otras administraciones o en su caso dotarse de la correspondiente solución presupuestaria por la administración titular de la misma. La solución no es fácil y está lejos aún de un desenlace positivo.
La situación, por otra parte, de la mayoría de Ayuntamientos es de bajo nivel de automatización en los procesos administrativos, elevados niveles de burocratización, dilación en la resolución de expedientes, controles insuficientes e incluso inexistencia de los mismos y escasez de herramientas de seguimiento de resultados.
En conclusión: la eficiencia y calidad en los servicios públicos que se prestan es uno de los retos inmediatos de la administración municipal.
El sentido de lo público
La administración necesita reivindicarse en los valores de lo público, poniendo a la ciudadanía en el centro de su actividad y apostando por compromisos concretos, evaluables y transparentes. En este sentido se hace más necesario que nunca un código ético y una nueva forma de afrontar la responsabilidad pública, después de tantos años de corruptelas y desidias. Junto a ello habría que activar a los empleados públicos en estas nuevas políticas y las nuevas formas de hacer. La motivación permanente de las personas mediante la formación, el conocimiento de culturas organizativas que son eficientes se hace imprescindible para esta nueva época.
El cambio de orientación en el sector público como sucede, por cierto, en cualquier organización humana, tendrá que enfrentarse a grupos poderosos dentro de la misma que verán peligrar su status quo con cualquier iniciativa de modernización. De ahí que será necesaria una actitud valiente y sostenida en el tiempo para poder cumplir con los objetivos propuestos. Será necesario buscar consensos con los representantes de los empleados públicos y buscar los mejores líderes de opinión e impulsores de las ideas de renovación y cambio.
Una buena opción es que estos líderes o futuros impulsores de los cambios conozcan modelos dentro de la administración que han avanzado por el camino adecuado. Qué pasos han dado, cómo lo han hecho, con qué recursos, cómo se implicaron los responsables políticos, como motivaron al personal. Estas y otras preguntas deberán ser conocidas, estudiadas y respondidas para fijar una ruta del cambio.
Cómo empezar a cambiar
Las claves del aumento de la eficiencia y la calidad de los servicios que se prestan debe obligar a las organizaciones administrativas a mejoras en tres frentes, que están relacionados entre sí: el modelo de organización, las personas y las tecnologías.
En el nivel de la Organización: la Dirección por Objetivos se plantea como uno de los instrumentos más adecuados en las organizaciones actuales. Para fijar una dirección por objetivos, estos deben ser identificables, cuantificables, medibles, consensuados y comunicados a toda la organización. Es un la premisa medir resultados para poder mejorar, puesto que aquello que no se mide poco se podrá hacer. Evaluar la gestión es fundamental para el cambio.
De manera que la orientación de la organización municipal a los resultados ofrece la posibilidad de una mejora continua y es la antesala de la eficiencia. También tiene elementos de motivación del personal y de fomento del trabajo en equipo.
Tampoco este sistema es fácil de implantar en la administración puesto que hay espacios o servicios donde es más difícil establecer objetivos y se tenderá a fijar tareas. También se pueden enumerar como elementos de dificultad: los propios procesos de valoración y avaluación, la tendencia de los responsables de las unidades orgánicas al “café para todos”.
Asociado a la dirección por objetivos está la parte económica destinada al personal de la administración en forma de paga de productividad o incentivos. Ésta debe ser una verdadera retribución variable y debe motivar el “querer hacer”, es decir la actitud y la carga y responsabilidad el trabajo realizado y medido. Debe disponer de diferentes niveles de percepción en función a la consecución de los objetivos, así como discriminar individualmente según la aportación de cada uno al equipo.
En todo este sistema hay intentar consensuar con los sindicatos su implantación organizativa, que recomiendo sea paulatina.
Los políticos deben saber la regla del 10: se haga lo que se haga, como mínimo un 10% de una organización está en contra, aunque sea beneficioso para ellos mismos. En todo caso los representantes políticos son los directores/as de su personal y esta responsabilidad no puede recaer, de ninguna manera, en los sindicatos.
En el nivel de las Personas: Apostar por los perfiles adecuados de las personas en los puestos que se correspondan al modelo de organización necesario y no al revés, es decir, los puestos adecuados a las personas, que es una política de personal que acaba en el “amiguismo” y el enchufismo.
Defiendo que los procesos de selección no son un fin en sí mismo y que hay que garantizar los principios constitucionales, junto a técnicas de gestión para seleccionar a los mejores candidatos y candidatas posibles y de esta manera alinear a las personas de máxima responsabilidad en la organización con los objetivos políticos de la institución. Esto no quiere decir que esas personas tengan un “carnet o vinculación política determinada”, quiere decir que se busque una actitud proactiva de las personas que ejerzan esas funciones.
Otro de los elementos a introducir es la promoción basada en los resultados de los objetivos, con una fuerte promoción profesional vinculada “a lo que se hace, no a lo que se es”.
Un factor determinante de la motivación es la formación continuada relacionada con las aptitudes necesarias para el trabajo y la propia promoción profesional.
Hay que ilusionar a los empleados públicos con los valores de la honradez, el esfuerzo y el trabajo bien hecho. Dar sentido al trabajo público y crecer en valores sociales. Las personas no son “recursos” son personas plenas, con sentimientos y valores que hay que potenciar.
En el nivel de las Tecnologías: La inversión en tecnologías no es un fin en sí mismo y no garantiza por si mismo un adecuado funcionamiento de la administración, aunque sin ella no será eficiente. Hay que equilibrar, por tanto, su inversión y estudiar el retorno de esos costes.
El sistema de información debería ser abierto y accesible en red y orientado a las necesidades de la ciudadanía y no al de la administración, por tanto debe proponer y solucionar gestiones de carácter integral.
Es imprescindible en un nuevo modelo que los sistemas informáticos contemplen un seguimiento de los resultados fijados en los objetivos. También que contemplen una simplificación y reducción de los plazos, así como esté orientado a facilitar la polivalencia del personal adscrito a la atención ciudadana. Es necesario romper con las dinámicas de departamentos “estancos”, donde el ciudadano se convierte en parte del engranaje de la administración yendo de un sitio a otro para resolver una petición o un problema.
Camino de la era digital
Hablaba del reto de la eficiencia y el reto de la calidad y entiendo que hoy el uso intensivo de las nuevas tecnologías será necesario e imprescindible para que el futuro de las administraciones sea más cercano e inmediato a la sociedad a la que presta sus servicios.
Se calcula que aproximadamente el 40% de los usuarios de las administraciones públicas son nativos tecnológicos y un 60% colonos, siendo en estos momentos cuando esos porcentajes se tendrán que revisar dado el crecimiento exponencial de los primeros. Hoy existe una franja de población que todo lo hace por internet, utilizando principalmente el móvil, que se ha convertido en parte del cuerpo humano, guste o no nos guste. Este sector, más joven y dinámico compra bienes y se relaciona por internet y espera que la administración le facilite, en el corto plazo, poder realizar los trámites administrativos con su móvil.
Para este objetivo es necesario que la administración local coopere de manera decidida. Se trata de compartir conocimientos y recursos de todo tipo, tecnológicos y humanos, para alcanzar verdaderas economías de escala. En este campo el trabajo de la Generalitat Valenciana es muy amplio y necesario.
Hay que superar el estadio actual, donde cada administración local invierte, por separado, en recursos tecnológicos que en poco tiempo se quedan caducos o inservibles. Los cambios y el escenario actual obligan a reforzar la colaboración de una manera más intensa, compartiendo sistemas de información y “nubes propias”. Sobre esto último hay que ser conscientes que el almacenaje y custodio de la información va a representar, cada día, un capítulo más importante en los presupuestos municipales, dado el aumento creciente de los servicios prestados a los ciudadanos y la necesidad de entrar en la era digital, eliminando los soportes en papel.
Como conclusión final apuntar que en esta época de cambios necesarios y de la e-Administración el impulso del gobierno valenciano y de las principales ciudades de nuestra Comunidad debe servir como ejemplo y modelo para el resto de las administraciones locales.
La administración del presente será digital o no servirá a la ciudadanía valenciana.
Jorge Orts Fuster (Compromís Per Alacant)